面接の電話｜かける・受ける・折り返し・留守電のマナーと例文を元人事が解説

「採用担当から電話がかかってきたけど、何と言えばいいか分からず固まった」
「出られなかったあと、折り返しと留守電、どちらを優先すればいいのか迷う」

面接の選考では、メールだけでなく電話で日程調整や確認が入ることがあります。電話は短いやりとりなので、名乗り・用件・確認の順を先に決めておくと、本番で慌てにくくなります。 いきなり長い説明をしようとするより、案内に書かれた連絡先と用件を手元に置くことが第一です。

就活で電話がかかってきたとき、人事として何を見ていたか——成田さんは「名乗りと用件がひと通りでいい」と話します。新卒採用に5年以上携わった経験から、長い説明より案内どおりの番号に短く状況を伝えられるかが伝わりやすいという見方です。この記事では、着信・折り返し・かけ直しから、日程調整や遅刻連絡、電話後のメール控えまでを場面別に整理します。

面接の電話で迷いがちな場面｜本記事の範囲

面接の電話で押さえるのは、「誰から・何の用件か」を確認してから、短く伝え、最後に確認することです。

就活の電話は、次のような場面で起きやすいです。

本記事が扱うのは、電話の受発信の作法と、その場で言える例文です。一方、次のテーマは別記事で詳しく整理しています。

• メールでの返信例文（通過連絡への返信・日程変更の文面）

• 面接辞退の手順と例文（当日キャンセル・面接後辞退を含む）

• お礼メールの要否とタイミング

• 結果が来ないときの待ち方と確認の目安

電話とメールは連絡手段が違うだけで、土台は同じです。案内メールの指定を最優先にし、相手の業務時間や連絡方法の指定があるなら、それに合わせてください。一律の「何時までに必ずかけろ」という時間は、ここでは断定しません。

電話の前に確認すること（案内・静かな場所・メモ）

電話の前に、案内メール・採用システムの連絡先と用件を手元に置きます。 成田さんは、案内の指定を守れているかが、電話でも最初に見えやすいと話します。

① 案内メールを開く

次をメモまたは画面に表示しておきます。

• 会社名・部署名・担当者名（分かる範囲で）

• 面接日時・形式・会場またはURL

• 記載されている電話番号（代表・直通・緊急連絡先）

• 「この番号に連絡」「折り返し希望」などの指示

番号が複数あるときは、案内に書かれた番号を使います。検索で出た別の代表番号にかけ直すと、用件の伝達が遅れることがあります。

② 静かな場所と音量

通話中は、雑音が少ない場所で、マイクに口を近づけすぎない距離を確保します。授業の合間や駅のホームでは、相手に聞き取りづらくなりやすいです。どうしても静かな場所が確保できないときは、後述の「かけ直し依頼」の例文を使います。

③ メモの用意

紙またはスマホのメモに、次を書いておきます。

• 自分の氏名（フルネーム）・大学名

• 面接予定日時

• 伝えたい用件の要点（遅刻見込み・希望日3つなど）

• 折り返し可能な時間帯（自分が出られる目安）

長文を読み上げる必要はありません。要点だけで足ります。

④ 面接当日の着信設定

面接本番中は、携帯をマナーモードまたは電源オフにし、鞄に入れます。面接中に着信音が鳴ると、準備不足の印象につながりやすいです。当日の所作全般は、以下の記事で整理しています。

▼受付から着席までのマナーは、こちらで場面ごとに解説しています
面接マナーとは？入退室・服装・言葉遣いを元人事が解説

電話を受けるときの基本（名乗り・身元確認・用件）

電話を受けるときは、「名乗り→相手の確認→用件を聞く→要点を伝える→確認して締める」の順が基本です。

名乗り

最初に、短く名乗ります。

お電話ありがとうございます。○○大学の田中太郎と申します。

就活生が個人名で名乗る場面では、大学名まで添えると、採用側が候補者を特定しやすくなります。

相手の身元を確認する

用件を詳しく聞く前に、誰からの電話かを確認します。

失礼ですが、どちらの会社／部署からのお電話でしょうか。
ご担当者様のお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。

成田さんは、名乗りと用件の確認ができると、会話のあと半分が整理しやすくなると話します。こちらから一方的に個人情報を話し始める必要はありません。

用件を聞いてから答える

相手の用件が分かってから、要点だけ答えます。

話し言葉では「御社」

面接や電話など**口に出す場面では「御社」**を使います。ESやメールの「貴社」を、そのまま声に出す必要はありません。言い間違えたら、短く訂正して用件に戻れば足ります。

▼御社と貴社の使い分けは、以下の記事で例文付きで整理しています
面接では「御社」？「貴社」？使い分けと例文を元人事が解説

締めの一言

用件が終わったら、復唱して締めます。

では、○月○日○時に御社オフィスへ伺います。本日はお電話ありがとうございました。失礼いたします。

出られなかったとき｜折り返しと留守電

出られなかったときは、案内の指示に従い、折り返しまたは留守電で「誰が・何の用件で・どう連絡できるか」を残します。

折り返しと留守電の優先

「何時までに必ずかけ直せ」という一律の時間はありません。案内メールの業務時間・連絡方法の記載、または受信した音声ガイダンスの指示に従ってください。

留守電の型（30秒以内）

1. 名乗り（大学名・氏名）

2. 用件（面接の件、日程調整の折り返しなど）

3. 連絡可能な時間帯（ざっくりで可）

4. 電話番号

お世話になっております。○○大学の田中太郎と申します。本日○時頃に着信がありましたので、面接の件で折り返しのお電話をいたしました。本日18時以降、または明日10時から15時のあいだにお電話が可能です。番号は090-xxxx-xxxxです。よろしくお願いいたします。

長い説明は不要です。折り返しを待っていることと連絡先が伝われば足ります。

不在着信だけが残っているとき

番号が非通知や名乗りがない場合は、安易に詳細を伝えないでください。まず案内メールの連絡先へ、

本日着信がありました。○○大学の田中と申します。面接関連のお電話でしたら、折り返しをお願いいたします。

と短く残す程度にとどめます。

こちらから電話をかけるとき（開口・用件・締め）

こちらからかけるときも、名乗り・用件・確認・礼で締める流れは同じです。

開口

お世話になっております。○○大学の田中太郎と申します。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。
（担当名が不明なとき）面接の件でお電話いたしました。

担当者名が案内にないときは、「面接の件」「○月○日の面接の件」と日時を添えます。

用件を一言で

本日14時からの面接について、電車遅延のため到着が15分ほど遅れる見込みです。14時15分頃の到着で問題ないか確認したく、お電話いたしました。

成田さんは、遅刻やトラブル時は早めに連絡し、着いたら謝罪する姿勢が大切だと話します。電話では、いつ頃着くかを具体的な時刻で伝えると、相手の段取りを組みやすくなります。

言い間違えたとき

失礼しました、御社です。志望の件でお電話いたしました。

長々と謝るより、一言訂正して用件に戻ります。

締め

では、14時15分頃に伺います。お忙しい中ありがとうございました。失礼いたします。

日程調整・希望日を電話で伝えるとき

日程調整の電話では、出られる候補を2〜3つ、日付と時刻まで短く伝え、相手の案内をメモします。

伝える順番

1. 名乗りと用件（日程調整の返答）

2. 第一希望の日時

3. 第二・第三希望（あれば）

4. 相手の提示日程を復唱して確認

第二希望は、○月○日の14時から16時のあいだでしたら調整可能です。第三希望は○月○日の午前中です。

電話で全部を決めきれないときは、

では、ご提示いただいた○月○日○時でお願いいたします。後ほどメールでも控えをお送りします。

と、口頭で合意した内容をメールで残すと安心です。メールの件名・本文のテンプレートや、日程変更の文面の詳細は、面接メール返信の記事で整理しています（本記事では再掲しません）。

成田さんは、通過連絡に日程確認が含まれているなら、返信しないと調整が進まない場面が多いと指摘します。電話で済んだ場合も、相手からメール送付を求められたら、メール側のルールに合わせてください。

静かな場所へのかけ直しを依頼するとき

周囲が騒がしくて話せないときは、無理に続けず、かけ直しを依頼します。

申し訳ありません。今、周囲が騒がしくてお話しが難しい状況です。10分後、もしくは本日18時以降に、こちらからかけ直してもよろしいでしょうか。

相手の都合を聞き、合意した時間に折り返します。かけ直しが難しいときは、

それでは、後ほどメールにて同内容をお送りします。

と伝え、メールで要点を残す方法もあります。成田さんは、トラブルや状況変化のとき、何が起きたかを一言添えて連絡する方が、沈黙のまま待つより信頼を保ちやすいと話します。

遅刻・欠席・当日の急な連絡

遅刻・欠席が見込まれるときは、早めに電話で状況と到着（または欠席）の見込みを伝え、相手の指示を確認します。

遅刻しそうなとき

伝える内容は次の3点です。

• 氏名と面接予定時刻

• 遅れる理由（一言で。細かい事情の説明は不要）

• 到着見込み時刻（「15分遅れます」より「○時○分頃着予定」）

本日14時からの面接の件で、田中太郎と申します。電車の遅延により、14時20分頃の到着見込みです。この時間でも面接を受けていただけますでしょうか。

到着後は、受付で改めて一言謝罪します。到着時間の目安や、当日の流れの詳細は、以下の記事で整理しています。

▼遅刻しそうなときの段取りや、到着の目安はこちらで解説しています
面接は何分前に到着すべき？対面・オンライン別の目安と当日の流れ

体調不良などで欠席するとき

本日14時からの面接の件で、田中太郎と申します。体調不良のため、本日の面接を欠席させていただきたく、お電話いたしました。別日の調整が可能でしたら、ご指示をお願いいたします。

体調の詳細や病名まで話す必要はありません。欠席の意思と、別日調整の可否が伝われば足ります。相手から指示された連絡手段（メール送付など）があれば、それに従います。

当日の急な連絡

交通障害・災害・急な体調変化など、当日に状況が変わったときも、案内の連絡先へ早めに電話またはメールで一言入れます。無断遅刻・無断欠席は、同じ企業の別選考にも影響しうるため、避けます。

辞退の意思表明や、当日キャンセルを含む辞退の手順・例文は、面接辞退の記事で整理しています（本記事では手順を再掲しません）。

途中で切れた・聞き取れないとき

途中で切れた・聞き取れないときは、状況を一言伝えてから用件に戻ります。

無理に話し続けず、かけ直し・メールのどちらかに切り替えて構いません。オンライン面接の接続トラブルと環境準備の詳細は、別の記事で扱います。

電話のあとにメールで残すとき

電話で合意した内容は、相手から求められた場合や、自分の記録として、短いメールで残すと安心です。

メールに書く要点は次のとおりです。

• 件名に面接日・氏名が分かる語を入れる

• 本文は電話で合意した日時・用件を3〜5行で

• 相手の名前・部署の誤字に注意

お礼メールを送るべきか、結果連絡を待つときの目安などは、それぞれ専用の記事で整理しています（本記事では文面を再掲しません）。

電話とメールの使い分け

急ぎの連絡・当日の変更は電話、文面の確定・控えの共有はメール、が目安です。

成田さんは、通過連絡に日程確認があるなら、黙っていると調整が止まる場面があると指摘します。手段はメールでも電話でも、相手の案内と用件で決めてください。面接当日の所作や控室での態度は電話とは別の評価点です。

身元不明の着信・個人情報の注意

身元が確認できない相手に、住所・選考状況・他社の内定状況などの詳細を伝えないでください。

次のような着信には注意します。

• 会社名をはっきり名乗らない

• いきなり個人情報（住所・家族構成など）を聞かれる

• 選考以外の商品・サービス勧誘

対応の目安は次のとおりです。

1. 会社名・部署・用件を再度確認する

2. 確認できない場合は、詳細を答えず案内メールの公式連絡先へかけ直すよう促す

3. 不審な場合は、無理に続けず切る

失礼ですが、採用担当の方からのお電話でしたら、案内メールに記載の番号から改めてご連絡いただけますでしょうか。

成田さんは、礼儀正しい名乗りと用件の確認ができるかも、社会人としての基礎の一部だと話します。こちらからも、相手を確認してから話す習慣をつけてください。法的な義務や罰則については、ここでは断定しません。

場面別の例文まとめ

場面ごとに、短い例文だけ持てば当日の電話はかなり楽になります。

受ける（日程確認）

お電話ありがとうございます。○○大学の田中太郎です。はい、○月○日○時の面接で間違いありません。

折り返し（留守電）

○○大学の田中です。着信がありましたので折り返ししました。18時以降にお電話可能です。090-xxxx-xxxxまで。

遅刻連絡

本日○時の面接の件です。○時○分頃の到着見込みです。問題ないか確認したくお電話しました。

欠席連絡

体調不良のため本日の面接を欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。別日調整のご指示をお願いします。

日程候補の提示

第一希望は○月○日14時、第二希望は○月○日10時、第三希望は○月○日午前中です。

話し言葉では御社を使い、メールに書くときは貴社に切り替えます。

発信前チェック

電話をかける前に、次を確認してください。

• 案内メールの正しい番号を開いている

• 氏名・大学名・面接日時をメモした

• 用件の要点を1〜2行で書いた

• 静かな場所を確保した（難しければかけ直しを検討）

• 相手の業務時間・連絡方法の案内を確認した

• 折り返しの場合、自分の番号を伝える準備をした

• 電話後にメール控えが必要か判断した

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よくある質問

採用担当からの電話に出られなかった。どうする？

案内の番号へ折り返し、出られないときは留守電を残します。 名乗り・用件・連絡可能時間・電話番号を30秒以内で。案内に業務時間の記載があれば、それを目安にしてください。

何時にかければいい？

一律の正解はありません。 案内メールの業務時間、音声ガイダンス、相手から「○時までに」と言われた指示に従います。早朝・深夜・休日は避けるのが無難です。

電話とメール、どちらがよい？

急ぎの当日連絡は電話、文面の確定はメールが目安です。企業から「メールで」とあればメール優先。辞退・お礼・結果待ちの詳細は各専用記事を参照してください。

御社と貴社、電話ではどちら？

電話では御社です。 ES・メールでは貴社。言い間違えたら短く訂正して続けます。

担当者名が分からないときは？

「面接の件で」「○月○日の面接の件で」と日時を添えて名乗ります。 受付や代表で取り次いでもらう形で問題ありません。

体調不良で欠席するとき、病名まで言う？

必須ではありません。 欠席の意思と、別日調整の可否が伝われば足ります。相手から詳細を求められた場合も、無理に話さない選択はあります。

電話で日程が決まったあと、メールは必要？

相手から求められたら送ります。 自分の記録として送ることもあります。件名に日時と氏名が分かる語を入れ、電話で合意した内容を短く書きます。

まとめ

面接の電話は、名乗り→身元と用件の確認→要点→復唱→礼、の順を短く守ることです。 案内メールの連絡先と指示を最優先にし、出られなかったときは折り返しまたは留守電で連絡先を残します。遅刻・欠席は早めに、到着見込みや欠席の意思を具体的に。話し言葉では御社、メールでは貴社です。

メール返信の例文、辞退、お礼、結果待ちは、それぞれ専用の記事で整理しています。電話で済んだ内容も、求められたらメールで控えを残してください。身元が確認できない相手には、詳細な個人情報や選考状況を伝えないでください。

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