「OB・OG訪問をお願いしたいけれど、メールをどう書けばいい？」
「日程調整では何を送ればいい？」
「OB・OG訪問が終わったら、お礼メールは必要？」
初めて社会人にメールを送る場合、失礼な文章にならないか不安になる人も多いのではないでしょうか。
OB・OG訪問では、
最初の依頼
訪問を承諾してもらったとき
日程調整
前日の確認
訪問後のお礼
など、何度かメールをやり取りすることがあります。
ただし、難しいビジネスメールを書く必要はありません。
大切なのは、
「誰からの連絡なのか」「何をお願いしたいのか」「相手は何を返信すればいいのか」がすぐ分かること
です。
元日系大手企業の人事で、キャリアアドバイザーとして延べ3,000名以上の学生と接してきた成田さんも、OB・OG訪問のメールでは、必要以上にかしこまった文章を書くことより、相手の時間を奪わず、判断・返信しやすい文章を書くことが重要だと考えています。
本記事では、
OB・OG訪問メールの基本マナー
最初の依頼メール
日程調整メール
承諾してもらった後の返信
前日の確認メール
お礼メール
返信がない場合のメール
日程変更・キャンセル時のメール
まで、コピペして使える例文とともに解説します。
OB・OG訪問そのものの目的や活用方法から知りたい人は、以下の記事もあわせて確認してください。
【関連記事：OB・OG訪問とは？目的・役立つ時期から、やり方と就活への生かし方まで】
OB・OG訪問のメールで一番大切なことは？
OB・OG訪問のメールで最も大切なのは、丁寧さと分かりやすさです。
「社会人に送るメールだから、完璧な敬語を書かなければ」
と考えて、必要以上に長い文章を書く必要はありません。
メールを受け取る社員は、普段の仕事をしながら学生からの連絡を確認します。
そのため、
「結局何をお願いされているのか分からない」
「日程をこちらから全部考えないといけない」
「長すぎて要点が分からない」
というメールより、
短時間で内容を理解し、そのまま返信できるメール
の方が相手にとって親切です。
成田さんが人事・キャリアアドバイザーとして学生と接してきた経験からも、OB・OG訪問のメールで無理に評価を上げようとする必要はありません。
むしろ、
相手の名前を間違えない
訪問したい目的を伝える
相手が返信しやすい情報を入れる
日程が決まったら認識を合わせる
訪問後にきちんと感謝を伝える
といった、基本的なことを丁寧に行う方が重要です。
「社会人っぽい文章を書く」より、「相手への配慮が伝わる文章を書く」
と考えましょう。
OB・OG訪問メールの基本マナーは？
まずは、依頼・日程調整・お礼など、どのメールにも共通する基本を確認しましょう。
特に意識したいのは以下の7つです。
件名だけで用件が分かるようにする
最初に会社名・部署名・相手の名前を書く
自分の大学名・氏名を名乗る
連絡先を知った経緯を書く
要件を簡潔に伝える
深夜・早朝の送信はできるだけ避ける
送る前に誤字脱字を確認する
件名だけで用件が分かるようにする
件名は、
「何のメールなのか」＋「誰からなのか」
が分かる形がおすすめです。
例えば最初の依頼なら、
「OB・OG訪問のお願い（〇〇大学・山田太郎）」
とします。
反対に、
「初めまして」
「お願いがあります」
「山田です」
などでは、件名だけで内容を判断できません。
成田さんの考えでも、件名は目立たせるために工夫するものではなく、受け取った相手が一瞬で用件を把握するためにつけるものです。
迷ったら、
「OB・OG訪問のお願い（大学名・氏名）」
で問題ありません。
宛名は会社名・部署名・氏名を書く
本文の最初には、
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
と記載します。
会社名は、「株式会社」が前につくのか後ろにつくのかも含めて、正式名称を確認しましょう。
部署名が分からない場合は、分かる情報だけを書きます。
分からない部署を推測して書く必要はありません。
自分が誰なのか最初に伝える
初めて連絡する相手には、
「〇〇大学〇〇学部〇年の山田太郎と申します」
などと名乗ります。
相手からすれば、突然知らない学生からメールが届くことになります。
そのため、
「誰なのか」
を最初に伝えることが重要です。
連絡先を知った経緯を書く
OB・OG訪問の依頼では、
「なぜ自分に連絡が来たのか」
を相手が理解できるようにしましょう。
例えば、
「大学のキャリアセンターで〇〇様のご連絡先を拝見し」
「〇〇様よりご紹介いただき」
「大学のゼミの先輩である〇〇様からご紹介いただき」
などです。
OB・OG訪問サービスを利用している場合は、
「プロフィールを拝見し、〇〇のお仕事についてぜひお話を伺いたいと思い」
など、連絡した理由を伝えます。
要件は簡潔に伝える
依頼メールでは、
「企業研究をしています」
という説明だけで終わらず、
「あなたに何を聞きたいのか」
まで書きましょう。
例えば、
「法人営業の仕事内容や、若手社員がどのように顧客と関わっているのかについてお話を伺いたい」
などです。
親記事でも解説した通り、OB・OG訪問は社員に会うこと自体が目的ではありません。
「何を知りたいのか」
を事前に明確にすると、メールも書きやすくなります。
メールを送る時間帯にも配慮する
メールはいつでも送信できますが、急ぎでなければ深夜や早朝は避けた方が無難です。
会社のメールがスマートフォンなどに通知されることもあります。
基本的には、日中から夕方など社会人が確認しやすい時間帯を意識しましょう。
また、返信を受けた場合は放置せず、できるだけ早めに返します。
日中に確認できたメールであればその日のうち、難しい場合でも長期間返信しない状態は避けましょう。
誤字脱字は送る前に確認する
メールを送る前に、最低限以下を確認しましょう。
会社名
相手の氏名
大学名
日付
曜日
時間
オンライン／対面
URL
誤字脱字
特に注意したいのが、日付と曜日の組み合わせです。
「9月15日（月）」と書いたものの、実際は火曜日だった、というミスがあると日程確認が必要になります。
文章の敬語だけでなく、相手が行動するために必要な情報が正しいかを確認してください。
OB・OG訪問メールの基本構成は？
OB・OG訪問の依頼メールは、以下の順番で書くと整理しやすくなります。
件名
宛名
挨拶
大学名・氏名
連絡先を知った経緯
OB・OG訪問をお願いした理由
聞きたい内容
候補日時
相手への配慮
結び
署名
成田さんが学生にメールを書く際に特に意識してほしいのは、
「相手が次に何をすればよいのかまで分かる状態にすること」
です。
例えば、
「お時間をいただければ幸いです」
だけで終わると、相手は、
「いつ？」
「対面？」
「オンライン？」
と考えなければなりません。
一方、
「下記3つの候補日時の中で、ご都合のよい時間がございましたらご教示いただけますと幸いです。対面・オンラインのいずれでも問題ございません」
と書いてあれば、その場で返答できます。
丁寧なメール＝長いメールではありません。
相手の負担を減らすことも、メールマナーの一つです。
【例文】最初に送るOB・OG訪問の依頼メール
まず、初めてOB・OGへ連絡するときの基本的な例文です。
大学のキャリアセンターなどで連絡先を知った場合
件名：OB・OG訪問のお願い（〇〇大学・山田太郎）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
突然のご連絡失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部3年の山田太郎と申します。
大学のキャリアセンターにて〇〇様のご連絡先を拝見し、ご連絡いたしました。
現在、〇〇業界を中心に企業研究を進めており、貴社の〇〇事業に関心を持っています。
特に、〇〇様が担当されている法人営業の仕事内容や、若手社員が顧客とどのように関わりながら提案を行っているのかについて、ぜひお話を伺いたいと考えております。
大変恐縮ですが、30分ほどお時間をいただくことは可能でしょうか。
私の希望日時は以下です。
・〇月〇日（〇）13:00〜17:00
・〇月〇日（〇）10:00〜12:00
・〇月〇日（〇）15:00以降
上記以外でも、〇〇様のご都合に合わせて調整いたします。
対面・オンラインのどちらでも問題ございません。
ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――
〇〇大学〇〇学部3年
山田 太郎
メール：xxxx@example.com
――――――――
紹介してもらった場合
件名：OB・OG訪問のお願い（〇〇大学・山田太郎）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
突然のご連絡失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部3年の山田太郎と申します。
このたび、〇〇様よりご紹介いただき、ご連絡いたしました。
現在、〇〇業界を中心に企業研究を進めており、貴社の〇〇事業に関心を持っています。
〇〇様から、△△様が〇〇の業務をご経験されていると伺い、ぜひ実際の仕事内容や働く中で感じているやりがいについてお話を伺いたいと思っております。
大変恐縮ですが、30分ほどお時間をいただくことは可能でしょうか。
私の希望日時は以下です。
・〇月〇日（〇）13:00〜17:00
・〇月〇日（〇）10:00〜12:00
・〇月〇日（〇）15:00以降
上記以外でも、△△様のご都合に合わせて調整いたします。
ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――
〇〇大学〇〇学部3年
山田 太郎
メール：xxxx@example.com
――――――――
成田さんなら依頼メールのどこを見る？
成田さんが人事・キャリアアドバイザーとして学生のメールを見る場合、特に確認したいのは以下の4点です。
なぜその人に連絡したのか
何を聞きたいのか
所要時間が分かるか
相手が日程を返しやすいか
例えば、
「貴社に興味があるためお話を聞きたいです」
だけでは、
「なぜ自分に？」
が分かりません。
一方、
「採用サイトで法人営業について調べる中で、〇〇領域を担当されている△△様のお話を伺いたいと思った」
まで書かれていれば、連絡した理由が伝わります。
OB・OG訪問の依頼メールでも、志望動機のような長文を書く必要はありません。
「この人の経験だから聞きたい」
が一文入っているだけでも、依頼の納得感は変わります。
OB・OG訪問の日程は学生から候補を出した方がいい？
基本的には、学生側から候補日時を複数提示するのがおすすめです。
例えば、
「ご都合のよい日時をご教示ください」
だけだと、相手がゼロから候補を考える必要があります。
そこで、
・9月10日（木）13:00〜17:00
・9月11日（金）10:00〜12:00
・9月14日（月）15:00以降
など、複数候補を提示します。
ポイントは、ピンポイントの30分だけを複数出すより、ある程度幅を持たせることです。
社会人は予定が入っている可能性があるため、
「14時ちょうどしか空いていません」
より、
「13時〜17時の間で30分程度」
の方が調整しやすい場合があります。
もちろん、自分が参加できない時間まで候補にする必要はありません。
成田さんの考えでも、
「相手に全部合わせます」と書くことが必ずしも一番の配慮ではありません。
相手が予定を決めるために必要な情報を先に出す方が、結果的にやり取りを減らせます。
【例文】OB・OG訪問を承諾してもらった後の返信メール
OB・OG訪問を承諾してもらったら、感謝を伝えたうえで、日時や方法を確認します。
件名：Re: OB・OG訪問のお願い（〇〇大学・山田太郎）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
ご多用のところ、OB・OG訪問をお引き受けいただきありがとうございます。
それでは、下記の日時でお願いいたします。
日時：〇月〇日（〇）15:00〜15:30
方法：オンライン（Zoom）
当日は、主に法人営業の仕事内容や、若手社員がどのように仕事を任されていくのかについてお伺いできればと考えております。
お時間をいただけること、改めて御礼申し上げます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
――――――――
〇〇大学〇〇学部3年
山田 太郎
――――――――
相手から届いたメールへ返信する場合、基本的には件名の「Re:」を残したままで問題ありません。
メールを同じスレッドで管理でき、相手も過去のやり取りを確認しやすくなります。
【例文】日程候補を提示されたときの返信メール
相手から、
「〇日か〇日なら大丈夫です」
と候補をもらった場合は、希望日時を明確に返します。
件名：Re: OB・OG訪問のお願い（〇〇大学・山田太郎）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
ご連絡いただきありがとうございます。
ご提示いただいた日程のうち、
〇月〇日（〇）15:00〜15:30
でお願いできますでしょうか。
オンラインでの実施を希望しておりますが、〇〇様のご都合のよい方法に合わせます。
ご多用のところお時間をいただき、ありがとうございます。
何卒よろしくお願いいたします。
【例文】オンラインで実施するときの確認メール
オンラインの場合は、
日時
使用ツール
URL
誰がURLを発行するのか
を確認しておきましょう。
件名：Re: OB・OG訪問のお願い（〇〇大学・山田太郎）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
〇月〇日（〇）15:00からのOB・OG訪問につきまして、ありがとうございます。
当日はZoomでの実施と承知しております。
下記URLより参加させていただきます。
URL：XXXXXXXX
当日は5分前を目安に接続できる状態で準備いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
OB・OG訪問の前日にメールは送るべき？
前日に確認メールを送る方法があります。
必ず送らなければならないものではありませんが、特に、
依頼から訪問まで期間が空いている
対面で集合場所がある
オンラインURLを確認したい
質問内容を事前共有したい
という場合は送っておくと安心です。
成田さんの考えでは、前日メールの目的は、
「明日お願いします」と形式的に挨拶することだけではありません。
一番重要なのは、
当日の認識違いをなくすこと
です。
「15時だと思っていた」
「15時30分だと思っていた」
「オンラインだと思っていた」
「対面だと思っていた」
というトラブルを避けるため、
日時
場所
実施方法
をもう一度明記します。
さらに、
「明日は〇〇について伺いたい」
と簡単に共有しておけば、社員側も準備しやすくなります。
具体的に何を聞くべきかについては、質問の記事で詳しく解説します。
【関連記事：OB訪問で聞くべき質問は？目的別の質問例とNG質問】
【例文】OB・OG訪問の前日確認メール
件名：明日のOB・OG訪問について（〇〇大学・山田太郎）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
先日はOB・OG訪問をお引き受けいただき、ありがとうございます。
明日の訪問について、改めて下記の通り確認させていただきます。
日時：〇月〇日（〇）15:00〜15:30
方法：オンライン（Zoom）
URL：XXXXXXXX
当日は、
・現在担当されている仕事内容
・若手社員が任される仕事
・仕事をする中で感じるやりがいや難しさ
などについてお伺いできればと考えております。
明日は貴重なお時間をいただきありがとうございます。
どうぞよろしくお願いいたします。
質問リストをメールで事前に送ってもいい？
送って問題ありません。
特に、
聞きたいテーマが明確
専門的な仕事内容について聞きたい
限られた時間を効率的に使いたい
という場合は、事前に質問を共有するメリットがあります。
ただし、質問を20〜30個並べて、
「すべて回答してください」
という形にはしない方がよいでしょう。
訪問当日は、社員の話から新しく気になることが出てくる可能性もあります。
事前メールでは、
「主にこの3テーマを聞きたい」
程度に整理しておき、当日は会話に合わせて深掘りするのがおすすめです。
成田さんも、OB・OG訪問では質問を消化すること自体を目的にしないことを重視しています。
例えば、
「若手から裁量があります」
という話を聞いたら、次の質問へ進むのではなく、
「具体的にはどのような仕事ですか？」
「いつ頃から任されましたか？」
「困ったときはどのようなサポートがありますか？」
と深掘りした方が、企業理解につながります。
質問の作り方や具体例については、以下の記事で詳しく解説します。
【関連記事：OB訪問で聞くべき質問は？目的別の質問例とNG質問】
OB・OG訪問後にお礼メールは送るべき？
OB・OG訪問が終わったら、お礼メールを送りましょう。
できれば訪問した日のうちに送るのがおすすめです。
お礼メールでは、
「ありがとうございました」だけで終わらせず、何が印象に残ったのかを一つ入れる
ことがポイントです。
例えば、
「若手社員でも顧客との商談を担当し、先輩と相談しながら提案内容を考えているというお話が特に印象に残りました」
などです。
これによって、
「きちんと話を聞いていた」
「訪問した内容を自分の企業研究に生かしている」
ことが伝わります。
成田さんが学生に特におすすめしたいのも、
お礼メールを書く前に、OB・OG訪問で分かったことを振り返ること
です。
親記事でも、
新しく分かった事実
自分が魅力を感じたこと
想像と違ったこと
まだ分からないこと
次に確認したいこと
を整理することをおすすめしています。
その中から特に印象に残ったことを一つ、お礼メールに入れれば十分です。
【例文】OB・OG訪問後のお礼メール
件名：本日のOB・OG訪問のお礼（〇〇大学・山田太郎）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
本日はご多用のところ、OB・OG訪問のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
特に、若手社員でも顧客との商談を担当しながら、先輩社員の方と相談して提案内容を考えているというお話が印象に残りました。
これまで「若手から活躍できる」という言葉を漠然と捉えていましたが、実際の仕事内容や周囲のサポートについて伺ったことで、働くイメージが具体的になりました。
本日伺った内容を踏まえ、改めて企業研究を進めたいと思います。
貴重なお時間をいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
――――――――
〇〇大学〇〇学部3年
山田 太郎
――――――――
成田さんならお礼メールのどこを見る？
成田さんの経験を踏まえると、お礼メールで大切なのは、
「志望度が高いことを一生懸命アピールすること」ではありません。
重要なのは、
「社員から聞いた話を、自分なりに受け止めていること」
です。
例えば、
「本日は大変勉強になりました。さらに志望度が高まりました」
だけでもお礼にはなっています。
しかし、
「顧客への提案前に、営業だけでなく技術担当者とも相談するというお話が印象に残りました。チームで顧客の課題を考える仕事への理解が深まりました」
と書けば、何を学んだのかが分かります。
OB・OG訪問は、
会った事実を作る活動ではなく、企業選びに必要な情報を集める活動
です。
お礼メールを書くこと自体を目的にせず、
「何を知ることができたのか」
まで振り返りましょう。
OB・OGから返信が来ない場合はどうする？
依頼メールを送っても、返信が来ない場合があります。
ただし、
「返信がない＝断られた」
とすぐ判断する必要はありません。
社会人は通常業務をしながらメールを確認しているため、単純に見落としている可能性もあります。
急ぎでなければ数営業日程度待ち、その後、一度だけ確認メールを送る方法があります。
【例文】返信がない場合の確認メール
件名：Re: OB・OG訪問のお願い（〇〇大学・山田太郎）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
突然のご連絡を重ねて失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
先日、OB・OG訪問についてご相談のメールをお送りいたしました。
ご多用のところ恐縮ですが、念のため再度ご連絡させていただきました。
もしご都合が難しい場合には、どうぞお気遣いなくお申し付けください。
お忙しい中恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
何度も連続してメールを送ることは避けましょう。
再度連絡しても返信がない場合は、別の社員を探すことも検討してください。
OB・OG訪問の日程を変更したい場合は？
一度決まった日程を変更しなければならなくなった場合は、分かった時点で早めに連絡しましょう。
ポイントは、
まず謝罪する
変更をお願いしたいことを明確にする
必要以上に長い事情説明をしない
新しい候補日時を提示する
ことです。
【例文】日程変更をお願いするメール
件名：OB・OG訪問の日程変更のお願い（〇〇大学・山田太郎）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
〇月〇日（〇）15:00より予定しておりますOB・OG訪問について、ご相談がありご連絡いたしました。
大変申し訳ございませんが、〇〇のため、予定していた日時での訪問が難しくなってしまいました。
一度ご調整いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
もし可能でしたら、下記のいずれかで改めてお時間をいただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇）13:00〜17:00
・〇月〇日（〇）10:00〜12:00
・〇月〇日（〇）15:00以降
上記以外でも、〇〇様のご都合に合わせて調整いたします。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
OB・OG訪問をキャンセルしたい場合は？
やむを得ずキャンセルする場合も、分かった時点で早めに伝えましょう。
無断キャンセルは避けてください。
【例文】OB・OG訪問をキャンセルするメール
件名：OB・OG訪問キャンセルのお詫び（〇〇大学・山田太郎）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
〇月〇日（〇）15:00より予定しておりますOB・OG訪問について、ご連絡いたしました。
大変申し訳ございませんが、〇〇の事情により、今回の訪問をキャンセルさせていただきたく存じます。
お忙しい中、日程をご調整いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。
貴重なお時間を確保していただいていたこと、心より御礼申し上げます。
何卒ご理解いただけますと幸いです。
OB・OG訪問メールでよくあるNG例は？
メールを書く際は、特に以下のようなケースに注意しましょう。
「お話を聞きたいです」だけで依頼する
例えば、
「〇〇大学の山田です。御社に興味があります。OB訪問をお願いできますでしょうか。」
だけでは、
なぜ自分に連絡したのか
何について聞きたいのか
いつ話したいのか
が分かりません。
相手が追加で確認しなければならない情報を減らしましょう。
「いつ空いていますか？」と相手に丸投げする
相手の予定を尊重するつもりで、
「私はいつでも大丈夫なので、ご都合のいい日を教えてください」
と書くことがあります。
しかし、相手がすべての日程を考える必要があります。
学生側から複数の候補を提示し、
「上記以外でも調整可能です」
と添える方がやり取りを進めやすくなります。
丁寧にしようとして長文になりすぎる
OB・OG訪問への熱意を伝えようとして、
自己PR
志望動機
ガクチカ
企業への思い
まで最初の依頼メールに書く必要はありません。
初回メールの目的は、
OB・OG訪問をお願いし、相手に検討してもらうこと
です。
成田さんの経験を踏まえても、相手への配慮は文章量ではなく、
必要な情報が過不足なく整理されているか
で考えるのがおすすめです。
相手の名前・会社名を間違える
複数の社員へメールを送っていると、
「A社の社員にB社の名前を書いて送る」
などのミスが起こる可能性があります。
テンプレートを使うこと自体は問題ありませんが、送信前に、
会社名
氏名
部署名
訪問目的
を必ず見直しましょう。
OB・OG訪問メールはテンプレートをそのまま使っていい？
テンプレートを使うこと自体は問題ありません。
メールにはある程度決まった形式があるため、毎回ゼロから考える必要はありません。
ただし、
「なぜその人へ連絡したのか」「何を聞きたいのか」だけは自分に合わせて変える
ことをおすすめします。
例えば、
「仕事内容について教えてください」
というテンプレートをそのまま使うより、
「〇〇様が担当されている法人営業について、顧客の課題をどのように把握し、提案につなげているのか伺いたい」
とした方が、訪問目的が明確です。
テンプレートはマナーを整えるために使い、中身まで全員同じにしないようにしましょう。
OB・OG訪問メールを送る前のチェックリスト
最後に、送信ボタンを押す前に以下を確認しましょう。
件名だけで用件が分かるか
相手の会社名・氏名は正しいか
自分の大学名・氏名を名乗っているか
連絡先を知った経緯を書いているか
なぜその人に話を聞きたいのか分かるか
聞きたい内容が簡潔に書かれているか
候補日時を複数提示しているか
日付と曜日は一致しているか
対面・オンラインの認識は合っているか
URLや場所は正しいか
誤字脱字がないか
相手が何を返信すればいいのか分かるか
成田さんの考えでは、最後の
「相手が何を返信すればいいのか分かるか」
は特に重要です。
メールを読んだ社員が、
「〇日の15時なら大丈夫です」
とすぐ返せる状態になっていれば、必要な情報が整理されている可能性が高いです。
よくある質問
OB・OG訪問の依頼メールは何時ごろ送ればいい？
急ぎでなければ、深夜や早朝は避け、日中から夕方など相手が確認しやすい時間帯に送るのが無難です。
メールはいつでも送信できますが、会社メールがスマートフォンに通知される可能性もあります。
送信予約機能を使って時間を調整してもよいでしょう。
OB・OG訪問の依頼メールには候補日を何個くらい書けばいい？
2〜3日程度の候補を用意し、それぞれある程度幅のある時間帯を提示すると調整しやすくなります。
候補が少ない場合は、
「上記以外でも調整可能です」
と添えておきましょう。
OB・OG訪問のメールは大学のメールアドレスから送るべき？
大学のメールアドレスを利用できるのであれば選択肢の一つです。
個人アドレスを利用する場合でも、普段使っているニックネームなどが含まれたものではなく、自分の氏名が分かりやすいアドレスを使うとよいでしょう。
OB・OG訪問のメールに電話番号は必要？
必須ではありません。
連絡方法や利用しているOB・OG訪問サービスによっても異なります。
サービス上で個人の連絡先交換にルールが設けられている場合は、そのルールを優先してください。
OB・OG訪問の前日にメールを送った方がいい？
必須ではありませんが、訪問まで期間が空いている場合や、集合場所・オンラインURLなどを再確認したい場合には送っておくと安心です。
日時・実施方法に加えて、聞きたいテーマを簡単に共有しておくと、当日の会話も進めやすくなります。
OB・OG訪問のお礼メールはいつ送る？
できれば訪問した日のうちに送りましょう。
遅い時間になってしまった場合は、無理に深夜に送らず、翌日の確認しやすい時間帯に送る方法もあります。
大切なのは、お礼を忘れずに伝えることです。
お礼メールには何を書けばいい？
基本的には、
時間をもらったことへのお礼
特に印象に残った話
その話から何を理解したのか
今後どう生かすのか
改めてお礼
の順番で整理すると書きやすくなります。
「勉強になりました」だけではなく、具体的に何が印象に残ったかを一つ書くのがおすすめです。
OB・OGから返信がない場合、再送してもいい？
数営業日待っても返信がない場合は、一度だけ確認のメールを送る方法があります。
相手が忙しく見落としている可能性もあるため、
「先日のメールをご確認ください」
と強く催促するのではなく、
「念のため再度ご連絡いたしました」
など、相手を責めない表現にしましょう。
OB・OG訪問のメールで敬語を間違えたら落ちる？
小さな敬語の間違いだけで過度に心配する必要はありません。
それよりも、
相手の名前を間違える
日程を間違える
返信しない
無断キャンセルする
など、相手に実際の負担をかける行動を避けることが重要です。
もちろん、送信前に読み返し、できる範囲で丁寧な文章へ整えましょう。
まとめ
OB・OG訪問のメールでは、完璧なビジネス文章を書くことより、
相手への配慮が伝わり、短時間で内容を理解・返信できること
が重要です。
最初の依頼では、
誰なのか
↓
なぜ連絡したのか
↓
何を聞きたいのか
↓
いつお願いしたいのか
を整理します。
訪問を承諾してもらったら、
感謝
↓
日時
↓
場所・オンライン方法
↓
聞きたいテーマ
を確認します。
訪問後は、
感謝
↓
印象に残った話
↓
自分が理解したこと
↓
今後どう生かすか
を伝えましょう。
成田さんが人事やキャリアアドバイザーとして学生と接してきた経験からも、OB・OG訪問で大切なのは、
「マナーを完璧にこなしたように見せること」ではありません。
社員は学生のために、自分の仕事の時間を使って話をしてくれます。
そのため、
「相手の時間をできるだけ奪わない」
「何をお願いしたいのか明確にする」
「時間をもらったら感謝を伝える」
という基本的な配慮を意識しましょう。
OB・OG訪問全体の流れを確認したい場合は、以下の記事で相手探しから訪問後まで詳しく解説します。
【関連記事：OB訪問のやり方｜相手の探し方から当日・訪問後まで】
また、当日何を聞くべきか迷っている場合は、以下の記事を確認してください。
【関連記事：OB訪問で聞くべき質問は？目的別の質問例とNG質問】
OB・OG訪問の目的や、企業選び・志望動機への生かし方から確認したい人はこちらです。
【関連記事：OB・OG訪問とは？目的・役立つ時期から、やり方と就活への生かし方まで】
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